Esencia y Éxito del Proyecto

Un proyecto lo podemos define como un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único. Por lo tanto, debe contar con un objetivo claro, recursos asignados para lograr el resultado final definido, debe tener un plazo establecido y una planificación estructurada. El caso de la Plataforma Financiera 360 cumple con el requisito de tener un objetivo definido desarrollar una solución de banca digital para un banco regional, pero presenta graves deficiencias en otros aspectos clave que impiden su alineación con la esencia de un proyecto bien gestionado a continuación te muestro algunas ideas de como mejorar este proyecto y algunos errores cometidos en el mismo.

1. Definición del alcance

Problema: El proyecto comenzó sin un documento de alcance bien definido y acordado por todas las partes interesadas esto trajo como consecuencia que el equipo no trabajará con un rumbo claro lo que llevó a un resultado no deseado y que no complació a ningunos de los involucrados en el proyecto.

Consecuencia: Se han producido constantes cambios por parte del cliente, lo que genera mas trabajo para la mano de obra, aumento de costos y confusión sobre lo que realmente se debe entregar.

Como no se realizó un diagnóstico claro de lo que los clientes realmente querían esto no solo se tradujo en más trabajo si no modificación del plan de trabajo y la necesidad de trabajar con más rapidez para entregar en una fecha limite o la necesidad de más tiempo pára completar el proyecto.

Requisito esperado: Un acta de constitución del proyecto y un documento de alcance formal, con límites y exclusiones bien definidas, esto es clave para cualquier proyecto ya que permite tener una guía clara de como se debe realizar el proyecto para tener el resultado deseado.

2. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

Problema: No se elaboró una EDT que desglosado el proyecto en tareas específicas, jerarquizadas y asignables a cada miembro del proyecto, si un proyecto no tiene una definición clara de jerarquías lleva Falta de liderazgo con una figura de autoridad qui guíe el equipo por el camino correcto del proyecto realizado la función de supervisor y guía del proyecto.

También es importante resaltar la funcionalidad de cada miembro del equipo cada quien desempeño su rol con esmero y dedicación.

Consecuencia: Duplicación de esfuerzos, tareas olvidadas, recursos mal distribuidos y dificultad para coordinar actividades esto trajo mas trabajo al equipo de trabajo trayendo retrasos y complicaciones.

Requisito esperado: Una EDT completa, revisada y aprobada, que sirva de base para la planificación y la asignación de recursos cada recursos de ser asignados a cada miembro según su rol.

3. Identificación y gestión de riesgos

Problema: El proyecto inició sin un análisis de riesgos formales, ni plan de contingencias es fue la principal causa de los problemas del proyecto.

Consecuencia: Cuando surgieron cambios en los requisitos y cuellos de botella, el equipo no estaba preparado para responder rápidamente.

Requisito esperado: Un registro de riesgos, con evaluación de impacto y probabilidad y estrategias de mitigación y respuesta esto es algo a tomar en cuenta hala hora de planeación de un proyecto realizar planes para posible problemas que se podrían presentar a futuro asi mitigando las consecuencias.

4. Cronograma detallado

Problema: No se elaboró un cronograma con fechas realistas, tareas secuenciales, dependencias ni responsables con un cronograma se pudo las tarea de manera que se realizará de manera secuenciales así tendría un mejor orden y control del rubo del proyecto

Consecuencia: No se puede saber si el proyecto está adelantado, atrasado o en el tiempo esperado. Tampoco se pueden prever bloqueos.

Requisito esperado: Un cronograma completo (por ejemplo, con responsables asignados a cada miembro según su rol en el proyecto.

Aquí los problemas más comunes de un proyecto mal planteado y planificado.

Falta de claridad en los objetivos: No hay una definición precisa de lo que se espera lograr. Esto dificulta el enfoque y la toma de decisiones.

Planificación deficiente: No se identifican etapas claras del proyecto, ni cronogramas realistas.

Asignación inadecuada de recursos: El equipo no tiene las herramientas necesarias ni el personal adecuado para completar las tareas.

Falta de seguimiento: No se han implementado mecanismos de control para evaluar el progreso del proyecto.

Requisitos para el éxito que no se están cumpliendo.

1. Definición de objetivos claro que sirva como guía para desarrollar el proyecto (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales).

2. Gestión eficaz del tiempo y los recursos.

3. Comunicación efectiva entre los miembros del equipo y los clientes.

4. Evaluación continua del desempeño y ajustes oportunos.

Impacto de estas fallas en la situación actual

Retrasos constantes en la entrega de funcionalidades.

Sobrepresupuesto y uso ineficiente de recursos.

Desmotivación del equipo y pérdida de confianza de los usuarios.

Baja calidad en los entregables.

Acciones concretas para alinear el proyecto con los requisitos deseado.

Elaborar un cronograma detallado con fases, entregables y responsables definidos.

Asignar roles específicos con base en competencias técnicas.

Implementar reuniones semanales de seguimiento con reportes de avances y obstáculos.

Crear indicadores de desempeño para medir el progresó.

2. Funciones de Administración en Crisis: Caso de TecnoSoluciones RD

Aplicación inconsistente de las funciones administrativas

1. Planificación

Problema: La empresa improvisa soluciones en vez de anticipar problemas.

Impacto: Se generan crisis frecuentes por falta de preparación.

Recomendación: Desarrollar planes estratégicos anuales y planes de contingencia por áreas.

2. Organización

Problema: Las funciones están mal distribuidas y hay duplicidad de roles.

Impacto: Ineficiencia operativa, conflictos internos y sobrecarga de personal clave.

Recomendación: Rediseñar el organigrama y establecer responsabilidades claras.

3. Dirección

Problema: Los líderes no comunican con claridad los objetivos ni motivan al personal.

Impacto: Baja moral y resistencia al cambio.

Recomendación: Capacitar a los gerentes en liderazgo y comunicación efectiva.

4. Control

Problema: No se evalúan adecuadamente los resultados ni se ajustan las estrategias.

Aplicación esperada de estas funciones

Contenido: Cada función debe basarse en datos reales, objetivos definidos y estrategias coherentes.

Características: Flexibilidad, adaptabilidad, orientación a resultados y enfoque humano.

Requerimientos: Personal capacitado, herramientas tecnológicas adecuadas y compromiso directivo.

Resultados esperados: Mejor toma de decisiones, eficiencia operativa, equipos motivados y crecimiento sostenible.

1. Carácter Sistémico, Procesal y Cíclico de la Administración en el caso "Plataforma Financiera"

Carácter Sistémico:

La administración funciona como un sistema, es decir, un conjunto de partes interrelacionadas que trabajan con un objetivo común, cada equipo en su área tiene asignada una función que de no se cumple de manera satisfactoria el proyecto tendrá graves proyecto a resolver.

Ejemplo del caso: La falta de coordinación entre los programadores y el área de usuarios finales provocó errores en la interfaz, lo que refleja que el sistema estaba fragmentado y no funcionaba de forma integrada.

Esto es un punto a tomar en cuenta ya que el formato de un proyecto fragmentado no funcionaría en éste proyecto ya que funciona como un proyecto en equipo cada quien con su rol bien establecido.

Carácter Procesal:

La administración se desarrolla por etapas o procesos interrelacionados: planeación, organización, dirección y control estos son los pasos que siempre se deben tomar en cuenta en cualquier proyecto y tomado en cuenta el orden esto también es de importancia.

Ejemplo: En el caso, se evidencia una débil planeación (plazos mal definidos, objetivos poco claros), lo que afectó toda la ejecución. A medida que se ejecutaba, se omitieron fases clave de organización y control, lo que hizo que surgieran errores que no fueron corregidos a tiempo.

Carácter Cíclico:

La administración no es lineal, sino cíclica, es decir, cuando se termina un ciclo, se revalúan los resultados para comenzar otro ciclo mejorado aquí hablamos de un caso de aprender de los errores a ya realizado una fase del proyecto lo que no permite ver sus falencias y implementar mejoras según sus necesidades.

2. La Supervisión como Proceso Gerencial

Importancia de la Supervisión:

La supervisión garantiza que las tareas se cumplan según lo planificado, permite detectar errores, y alinea al equipo con los objetivos.

En este proyecto, la falta de supervisión inicial permitió que el equipo desviara el rumbo del proyecto. Un supervisor de proyecto es un profesional clave para la guía del proyecto ya que este es quien se asegura que el proyecto este bien encaminado y supervisar si sus avances o resultados son satisfactorios.

Características claves de la supervisión:

Constante y proactiva: no se limita a corregir errores, sino que previene.

Basada en hechos: análisis técnico del avance.

Correctiva y formativa: guía al equipo, no solo ve los errores sino que aportan ideas y guía.

Papel de Jorge Luis Diéguez:

Aunque enfrentó resistencia (quizás por su estilo más estricto o externo al equipo original), su intervención fue crucial para recuperar el control del proyecto y establecer un nuevo rumbo.

Su aporte fue reestablecer la disciplina administrativa y operacional.

Estrategias para mejorar la aceptación y efectividad:

1. Comunicación empática: Explicar por qué se toman decisiones, buscando colaboración, no imposición.

2. Involucrar al equipo: Hacerlos sentir parte del proceso de supervisión integral más al quito al proyecto los hará sentir más compromiso con el proyecto y esto traerá mayor interés y desempeño.

3. Reconocimiento al esfuerzo: Reforzar lo positivo, no solo señalar errores esto puede motivar más al equipo.

4. Establecer indicadores claros: Que todo el equipo entienda qué se evalúa y cómo.

3. El Rol del Gerente del Proyecto: Laura Méndez

Roles que debe asumir Laura:

Liderazgo inspirador: debe motivar y mantener cohesionados a todos los actores del proyecto.

Gestión de conflictos: resolver tensiones entre áreas técnicas, usuarios y supervisores.

Planificación efectiva: garantizar cronogramas realistas y recursos bien asignados.

Comunicación clara: mantener informados a todos los niveles.